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2014年04月04日

Excel方眼紙弊害あるのに何故やめられない

Excelで、すべてのセルを
小さな正方形に整え、
方眼紙に見立てて罫線を引き、
複雑に組み合わされた
セル結合がいくつもある、
通称「Excel方眼紙」によって
作られた文書ファイルに
辟易している人は少なくありません。

マイクロソフト【プロダクトキー】〔Win版〕Office Personal 2013

Excel方眼紙によって作成された
ファイルは、
引き継ぎに向いていません。
セル結合に見た目以上の意味がなく、
ファイルを見ても変え方が分からず、
新たに文書を作るよりも
手間がかかります。
元のファイルを更新できず、結局、
Excelの新規ファイルとして
作成し直すことになる場合もあります。

表計算ソフトであるはずのExcelは、
日本じゅうのいたるところで
文書作成のために多用されています。
特に自治体では、Excelで作成された
ファイルが申請書類ひな形や
公表データとして多用されています。
紙へ出力することしか想定されておらず、
データの再利用性が低いものの、
Excelの特定機能をフル活用している
これらは、神を超える「ネ申」という
ネットスラングを交えて「ネ申Excel」
と揶揄されることもあります。

Wordでは罫線が引きづらいため、
思うような書類を作りやすい
Excel方眼紙を利用して
文書作成するのですが、
部署どうしで交わす内部の注文票データを
移行するプロジェクトに関わったという
システムエンジニアは、
「セルひとつにデータは
ひとつでないと困る」
と指摘します。

膨大なExcelファイルから
データを抜き出そうとしたところ、
結合セルが複雑に絡まり合っているうえ、
ときどき結合具合が変更されて、
最近はいわゆる方眼紙タイプになっており、
csvデータとして抜き出すことさえ厄介で、
結合セルはそのままコピー&ペーストも
しづらいため、最終的にはかなり
人力に頼ったといいます。

データの再利用性以外にも、
Excel方眼紙は特定の機能を
活用しすぎているため、
再現性を保てない問題も生じます。
また、表計算ソフトなので、
ディスプレイでの見た目は
印刷時に必ずズレを生じます。
さらに、Windowsパソコンで作成した
Excel方眼紙を複雑に使用したファイルを
タブレットやスマートフォンで開くなど、
環境が変わると意味をなさない表示に
なってしまうケースもあります。

不都合も多々あるExcel方眼紙ですが、
罫線を引きやすい便利で魅力的なツール
として捨てがたく、
互換性や再利用性から悪評が多くとも、
実際の利用者が多いため、
Excel方眼紙から簡単な操作で
WEBアプリを作成できるソフトウェア
「Forguncy(フォーガンシー)」が、
今夏発売予定です。
WEBアプリになれば、
互換と再現の問題がかなり解消されます。

不具合の解決策が提案されても、
いったん大きく広まった習慣が
改まることはなかなかありません。
主に技術畑の人から非難されることが多い
Excel方眼紙ですが、ビジネス向け雑誌では
特集を組まれるほどの人気ノウハウです。
多くの働く人々が使い慣れた
このテクニックが消えることは、
当分なさそうです。

☆ ☆ ☆ ☆ ☆


「Excel方眼紙」という言葉は、
初めて聞きました。
あ、もちろん、私の職場でも使われています。
限られた業界のローカル習慣なのかと
思っていましたが、まさかそんな
メジャーな技術だったとは。
私の周りでは、不満も問題点も
聞いたことがありません。
便利に使っています。
むしろ、Excelは表計算ソフトなんだから
文書ファイルはWordで作るべき、という、
マイクロソフトの固定概念に縛らている
人の方が、頭が固いと思ってしまいます。

どうしてもダメだというなら、
Excel方眼紙がいかに生産性、効率が
悪いのかを訴え、Wordで作成した
美しい文書ファイルを提出すれば、
採用してもらえるのではないでしょうか。

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タグ:Excel方眼紙
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